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Gespra v5.5 - Calc2002 v5.2 - Bilancio v5.2 -
 

 Domande e risposte sull'installazione e l'utilizzo di Gespra 5.5

01 - Sto utilizzando la versione "4.2 PROFESSIONAL" e vorrei passare alla 5.5. Devo richiedere un nuovo codice di attivazione?
02 - Ho bisogno di chiedere più di un codice di attivazione. E' possibile?
03 - Quando elimino un cliente dall'archivio, viene eliminato tutto ciò che era collegato al cliente stesso (pratiche, lettere, fatture ecc.)?
04 - E' possibile ottenere un riepilogo contabile delle fatture emesse?
05 - La modifica delle aliquote nelle Preferenze incide sulle fatture già emesse?
06 - Vorrei poter utilizzare i dati inseriti in Gespra anche con Excel. Come posso fare?
07 - Nella codifica di una scadenza, cosa occorre codificare nel campo "gg preavv."?
08 - Devo formattare il disco. Come posso conservare tutto il lavoro fatto con Gespra? E' necessario reinstallare il programma?
09 - E' possibile spostare da un computer ad un'altro il programma senza doverlo reinstallare?
10 - Cosa significa "Ind." che appare nella schermata dell'elenco clienti?
11 - Il cambio di stato di una pratica è fatto in automatico?
12 - Come posso far iniziare la numerazione delle fatture con un numero personalizzato?
13 - Il codice cliente viene assegnato automaticamente dalla procedura. E' possibile modificarlo?
14 - E' possibile creare fatture che contengano più elementi da valorizzare?
15 - Si può agire sull'impaginazione delle fatture e delle lettere?
16 - Devo modificare l'intestazione di una fattura (il nome è diverso rispetto al cliente censito). In questo caso come viene archiviata? Devo per forza creare prima un nuovo cliente?
17 - Dopo aver modificato i margini di stampa in una fattura, quelle successivamente create hanno valori diversi. Perchè?
18 - Ho inserito molti clienti. Come posso fare per selezionare velocemente un cliente che nell'elenco è posizionato verso la fine?
19 - Ho modificato l'indirizzo del mio Studio attraverso il menù "Preferenze/Personali", ma nella stampa delle fatture e delle lettere mi appare ancora l'indirizzo vecchio.
20 - Quanti clienti, fatture, pratiche e lettere vengono gestite? Esiste un limite?
21 - Non è stata prevista la possibilità di memorizzare una serie di lettere "tipo".
22 - Come mai il programma non mi chiede mai di registrare il lavoro fatto?
23 - Dopo aver effettuato la ricerca di un cliente, come posso riottenere l'elenco completo?
24 - E' possibile condividere gli stessi archivi sia con PCWindows che con Macintosh?
25 - Nell'inserimento di una prestazione posso inserire una "Voce principale" e/o "Voce secondaria" che non ho precedentemente codificato nella tabella delle "Voci prestazioni"?
26 - Perchè il programma è gratuito?
27 - Ho notato che a volte inserendo l'importo di € 500 - 600 o 700 nelle fatture il programma arrotonda TOTALE FATTURA a €500,01 - 600,01 o 700,01.
28 - Se chiudo il programma dalla "X" in alto a destra vi è uno sfarfallamento di molte finestre. Questo è normale?
29 - Vi richiedo delucidazioni in merito all'inserimento come Logo di un'immagine jpeg o altro formato. Cosa si deve fare?

01 - No. Non è necessario richiedere un nuovo codice di attivazione.
02 - Da Gespra54 non viene più richiesto il codice di attivazione ma questo viene generato alla prima apertura del programma
03 - No. L'eliminazione di un cliente comporta automaticamente l'eliminazione solo delle sue pratiche, ma le fatture e le lettere rimangono comunque archiviate. Quando poi, utilizzando la freccia presente nelle lettere e nelle fatture, si vuole richiamare il cliente eliminato, un messaggio avverte che quel cliente non è più presente in archivio.
04 - Si. Attraverso il menù "Stampe/Stat./Liste Doc. Vendita", impostando il periodo di riferimento, si ottiene un riassunto mensile, trimestrale ed annuale dei valori contabili che compongono le fatture (vengono escluse dal conteggio le note spese).
05 - No. Se vengono modificate le aliquote, attraverso il pannello "Preferenze/Dati Società Studio/Doc. Emessi", queste avranno effetto solo sulle fatture o note spese emesse successivamente alle modifiche. Lo stesso dicasi per gli altri campi che riguardano le fatture e le lettere (descrizione di esenzione, margini di stampa etc.).
06 - Dalla versione 5.0 abbiamo inserito la possibilità di esportare alcuni tipi di dati, e precisamente:
- l'anagrafica dei clienti (cliccando sul pulsante "Esporta anagrafiche" nella schermata "Liste Stat./Liste Clienti")
- le prestazioni delle pratiche (cliccando sul pulsante "Esporta" nella schermata "Liste Stat.e/Liste Prestazioni").
Abbiamo previsto la possibilità di scegliere tra due tipi di formato:
- SYSLK per l'elaborazione con fogli elettronici tipo Excel
- TXT per l'elaborazione con elaboratori di testo
07 - Il numero dei "giorni di preavviso" in cui si desidera che il programma segnali la presenza della scadenza. Se, ad esempio, è stata inserita una scadenza al 20-1-2008 con 3 giorni di preavviso, il programma segnalerà con una informazione a video della presenza di tale scadenza nei 3 giorni antecedenti il 20 (17/18/19). La segnalazione avverrà ogni volta che si avvierà il programma Gespra30 e, poichè il calcolo è in funzione della data di sistema, occorre che questa sia impostata correttamente.
08 - Salvare una copia del programma, con tutto il contenuto (clienti, pratiche, fatture ecc.), è semplicissimo. E' sufficiente copiare l'intera cartella Gespra5x su un supporto esterno (ad esempio su un disco esterno o su uno zip) oppure, se si dispone di un masterizzatore, scriverla su un CD (magari un CD riscrivibile). Sottolineiamo che è necessario effettuare la copia dell'intera cartella, e non copiare i singoli files che sono contenuti all'interno. Questo in quanto dentro la cartella Gespra5x vi sono dei files non visibili (particolarmente per la versione PCWindows) la cui copia è possibile solo se viene effettuata per l'intera cartella.
09 - Una delle peculiarità dell'applicativo è dovuta al fatto che, nel momento in cui viene decompresso il documento originale, viene creata la cartella Gespra5x dentro la quale è contenuto tutto il necessario per il funzionamento del programma. Non viene installato nulla all'interno del sistema operativo del computer. Pertanto, dopo aver spostato la cartella Gespra5x da un computer ad un'altro, si può lanciare il programma e continuare da dove si era lasciato.
10 - E' il diminutivo di "Indicatore", il cui scopo è quello di evidenziare con un colore la presenza, per il relativo cliente, di pratiche "in corso" (pallino rosso), "terminata" (pallino giallo), "pagata" (pallino verde) "sospesa" (pallino blu). Se per lo stesso cliente sono presenti più pratiche, ognuna delle quali si trova in uno "stato" diverso, saranno attivi tutti e quattro gli indicatori.
11 - No. L'unico automatismo è nel momento in cui viene creata una nuova pratica per cui lo "stato della pratica" viene impostato "in corso". Successivamente per modificare lo stato in "terminata","pagata" o "sospesa" occorre agire cliccando sul campo relativo (campo "Stato della pratica" presente nella schermata "Pratiche/Dati generali").
12 - Semplicemente inserendo il valore scelto nell'apposito campo presente in "Preferenze/Dati Società Studio/Doc. Emessi". Automaticamente le fatture emesse successivamente saranno numerate iniziando dal numero impostato. Se inoltre è necessario affiancare al numero anche un carattere di distinzione (ad esempio l'anno "/2008"), impostare tale valore nel campo "Descr. aggiuntiva" che appare nella schermata "Preferenze/Dati Società Studio/Doc. Emessi". Utilizzando entrambi i campi possono essere facilmente gestite le fatture emesse in anni diversi. Verranno, ad esempio, tenute in archivio le fatture del 2007 con la numerazione 1/2007; 2/2007; 3/2007 ecc., e le fatture del 2008 con la numerazione 1/2008; 2/2008; 3/2008 ecc..
13 - Si. E' possibile sostituire il codice assegnato dal programma con uno personalizzato. Se inoltre si desidera impostare un codice a scelta, che venga poi automaticamente incrementato, deve essere inserito nel campo "Prossimo codice che verrà assegnato al cliente" che si trova nella schermata "Preferenze/Dati Società Studio/Valori di base". Ovviamente la modifica interverrà solo sui nuovi clienti.
14 - No. L'unico modo per fatturare più voci è quello di inserire le relative descrizioni nel corpo della fattura (dove, essendo testo libero, si possono inserire anche numeri e totali), ed impostare il totale da fatturare nel campo relativo.
15 - Si. Sia nelle lettere che nelle fatture è possibile modificare il margine di stampa superiore e sinistro agendo sul numero di unità (una unità di margine sinistro corrisponde a 1 mm mentre per il margine superiore corrisponde a circa 3 mm). In fase di stampa viene inoltre stampata una linea di riferimento (sottile e corta sul lato destro del foglio) utile per la piegatura del foglio nel caso si desideri inserirlo nelle buste a finestra. Nella finestra "Preferenze/Dati Società Studio/Doc. Emessi" e "Preferenze/Dati Società Studio/Lettere" è possibile impostare i margini in modo tale che vengano poi sempre utilizzati in fase di stampa. Per una corretta impostazione dei valori dei margini eseguire alcune prove di stampa.
16 - Tutti i campi della fattura sono modificabili, eccetto il codice del cliente a cui si riferisce. Ciò comporta che, indipendentemente dall'intestazione della fattura, la stessa viene archiviata nell'elenco delle fatture del cliente per il quale è stata creata. Non è pertanto obbligatorio creare un nuovo cliente. Un esempio può essere quello di una fattura emessa per la moglie, mentre il cliente registrato è il marito.
17 - Tutte le modifiche effettuate in una singola fattura riguardano solamente la fattura sulla quale si sta lavorando. Se si vuole impostare dei parametri affinchè vengano applicati a tutte le fatture che verranno create (come appunto i margini di stampa, la descrizione a piè di pagina o le aliquote), bisogna agire attraverso il menù "Preferenze/Dati Società Studio/Doc. Emessi" e "Preferenze/Dati Società Studio/Lettere".
18 - Se lo scorrimento dell'elenco è piuttosto lento (e questo dipende dalla potenza del computer) il metodo più veloce consiste nell'effettuare la ricerca del cliente. Cliccare il sottomenù "Clienti/Cerca" ed impostare il campo "Cognome o Ragione Sociale" oppure il campo "Nome" per avviare la ricerca. Non è obbligatorio inserire il nome completo ma è sufficiente anche solo una parte di esso (al limite anche solo una lettera); ad esempio, se inserisco nel campo nome la lettera "e" otterrò l'elenco di tutti i clienti il cui nome inizia con "e" (Enrico, Eligio, Elisabetta etc.). Questo metodo è valido per tutti i campi testuali di tutte le modalità di ricerca e per tutti gli archivi (Clienti, Pratiche, Fatture e Lettere).
19 - Dopo aver modificato l'indirizzo (o qualsiasi altra voce) nella finestra "Preferenze/Dati Società Studio", è necessario cliccare sul pulsante Applica modifiche. Se viene effettuata la modifica del Nome Società o Studio sarà necessario richiedere un nuovo codice di attivazione (che, come noto, viene rilasciato senza alcuna limitazione).
20 - In teoria potrebbe esistere un limite (la capacità di memorizzazione del disco). Possiamo tranquillamente affermare che potete caricare migliaia di clienti, migliaia di pratiche e migliaia di fatture e lettere.
21 - Chi ha l'esigenza di avere a disposizione una serie di lettere "tipo" (eventualmente anche di fatture), può semplicemente creare un cliente fittizio e predisporre tutti i documenti necessari. All'occorrenza, con un semplice copia & incolla, può riutilizzare il testo del documento già preparato.
22 - Tutti i dati inseriti vengono automaticamente memorizzati (con la sola eccezione dei dati personali - vedi risposta alla domanda n. 19).
23 - Nel menù "Clienti/Elenco" è presente una barra che riporta le intestazioni delle colonne con le voci:Tutti - Codice - Cognome/Ragione Sociale - Tipo - Ind.Cliccando su Tutti è possibile ottenere nuovamente l'elenco completo di tutti i clienti in archivio. Cliccando invece sulle altre voci se ne ottiene l'ordinamento.
24 - Si, è possibile. E' anche possibile utilizzare una sola cartella Gespra5x che, se caricata su PCWindows possa lavorare con Windows, e quando spostata su Macintosh possa continuare a lavorare sul Mac (o viceversa). Trattandosi però di casi particolari preferiamo eventualmente spiegare esattamente cosa fare ad ogni utente interessato.
25 - Si. Basta cliccare sul campo "Voce principale" e/o "Voce secondaria" presente nella schermata "Inserimento Prestazioni" ed inserire la descrizione desiderata. Tuttavia, se la descrizione è utilizzata per altre pratiche, è meglio inserirla anche nella tabella "Desc. prestazioni" del menù "Tabelle/Tab Pratiche" in modo da rendere più agevole l'inserimento delle successive prestazioni.
26 - Confermiamo innanzitutto che il programma viene realmente rilasciato gratuitamente. Ci piace comunque sottolineare che noi proponiamo agli utilizzatori il versamento di un libero contributo alle Associazioni Umanitarie indicate sul nostro sito, pur non pretendendo alcuna prova dell'effettivo versamento. Ci auguriamo che chi utilizza con soddisfazione il programma non dimentichi il nostro invito.Siamo arrivati oramai alla quinta versione del programma, e stiamo raccogliendo i suggerimenti e le proposte al fine di migliorarlo ulteriormente.
27 - In effetti talvolta ciò avviene quando si inserisce il totale fattura da ottenere automaticamente. E' una conseguenza degli arrotondamenti dei centesimi di Euro. E' sufficiente diminuire di un centesimo l'importo delle competenze per ottenere il totale arrotondato senza centesimi.
28 - Tutto normale. Il programma è composto da diverse finestre che si attivano secondo le necessità.
29 - In genere il logo è, come nel Suo caso, presente sottoforma di immagine. Le suggeriamo quindi i passaggi necessari per l'inserimento.
1 - la prima cosa da fare è di creare l'immagine del logo con un qualsiasi programma di gestione immagini (sul PC, ad esempio, negli accessori trova il programma Paint) in formato jpg o gif
2 - aprire Gespra e, nella finestra Preferenze/Dati Società Studio/Logo, cliccare sul pulsante "Importa logo" e scegliere Piccolo o Grande.
3 - a questo punto vedrà comparire la finestra di navigazione che permette di cercare e selezionare il documento immagine che ha creato al punto 1
A questo punto vedrà comparire l'immagine nel riquadro scelto e, come indicato nel messaggio, dovrà solamente cliccare nella casella sopra il tipo di logo scelto.

 

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